Strategic Portfolio Review : un Alignement Stratégique Essentiel

Une dose de SAFe et beaucoup de retour d’expérience

Le Strategic Portfolio Review (SPR) est un rendez-vous trimestriel essentiel pour aligner les plans de l’organisation sur ses objectifs stratégiques. Il permet de synchroniser la gestion du portefeuille avec le rythme business de l’organisation, qu’elle soit en méthodologie SAFe ou en cycle en V. Ce processus permet de réajuster la trajectoire des Epics (SAFe) ou des projets, garantissant ainsi que l’organisation progresse en fonction de ses priorités.

Objectifs et bénéfices du Strategic Portfolio Review

Le SPR a pour objectif de gouverner la livraison trimestrielle des projets et de fixer un cap clair pour atteindre les objectifs stratégiques à court terme. Grâce à ce processus, l’organisation :

1. Définit les objectifs opérationnels : Par exemple, les OKR (Objectifs et Résultats Clés) à atteindre dans le trimestre N+2.
2. Identifie les moyens nécessaires : Sélectionne les Epics et leurs Features associées pour répondre aux objectifs stratégiques, en fonction des capacités des équipes.
3. Ajuste les capacités et le staffing : Détermine les ressources humaines nécessaires pour réaliser les Features prévues.
4. Réajuste le budget : Réaligne le budget en fonction des besoins en ressources identifiées.

Une approche collaborative

Le SPR n’est pas une simple cérémonie descendante. Il s’agit d’un processus itératif et collaboratif qui implique les parties prenantes à tous les niveaux. Ensemble, elles ajustent les processus de gestion stratégique, de gestion des capacités et de gestion budgétaire pour assurer une exécution optimale des projets.

Préparation du Strategic Portfolio Review

La préparation du SPR est cruciale et s’étale généralement sur trois semaines. Dans un cadre SAFe, elle doit impérativement être finalisée avant le démarrage du Sprint IP afin de bénéficier de ces résultats pour préparer votre PI d’analyse.

Étapes de la préparation :

1. Capturer les données :
   1. Capturer les Objectifs Opérationnels dérivés des Objectifs Stratégiques que l’on souhaite atteindre le trimestre visé.
   1. Identifier les meilleurs Epics (démarrés et non démarrés) qui permettent de contribuer à ces objectifs.
   1. Pour tous les Epics en cours d’implémentation, identifier les Features que l’on souhaiterait mettre en delivery dans le trimestre visé.
   1. Pour les Epics les plus prioritaires qui ne sont pas encore démarrés, identifier les Features que l’on souhaiterait mettre en delivery dans le trimestre visé.
   1. Pour toutes les équipes sous la responsabilité du portefeuille, modéliser la disponibilité du trimestre visé ainsi que sa distribution en accord avec les orientations budgétaires.
2. Construire les scénarios de delivery
   1. Définir 2 ou 3 scénarios possibles d’atteinte des Objectifs Opérationnels
   1. Pour chacune de ces intentions, co-construire un panachage de Features issus des Epics afin de répondre au mieux à chaque scénario.
   1. Partager les scénarios et vérifier les impacts sur les roadmaps, les engagements afin de partager avec tous les acteurs opérationnels la pertinence et la validité de ce qui est construit.
   1. Itérer sur les scénarios et les partages afin de stabiliser chacune des variations. Chaque scénario doit être faisable et respecter la capacité des équipes et respecter au maximum les contraintes fortes associées aux Epics.
3. Construire le support de communication et de choix 
   1. Pour chaque scénario, indiquer son intention et les objectifs et comment il sert les objectifs opérationnels, les Epics et Features associés qui le compose et la valeur qu’il génère.

Dans le cas de SAFe, les acteurs impliqués par cette préparation sont le Portfolio Manager, Les Epics Owners et Enterprise Architects, Les Product Managers et System Architects, Les RTE et Business Owners et la chaine managériale associée.

Animation du Strategic Portfolio Review

Le Portfolio Manager est en charge de l’animation du SPR. Il présente les scénarios de delivery, expliquant en détail leur contribution aux OKR de l’entreprise. Le Portfolio Management vote ensuite pour le scénario le plus pertinent, qui devient le plan de delivery pour le trimestre N+2.

Et après ?

Une fois le scénario validé, le Portfolio Manager met à jour la roadmap des Epics pour les 12 mois à venir. Ce scénario est ensuite communiqué aux équipes opérationnelles, qui en font la base de leur backlog pour le trimestre N+2.

Conclusion

Le Strategic Portfolio Review est un véritable pont entre la stratégie et l’opérationnel. Il permet de réajuster en permanence la trajectoire des projets en fonction des objectifs stratégiques et des réalités opérationnelles. Ce processus constitue la colonne vertébrale d’une direction digitale ou IT moderne.

Pour aller plus loin, consultez nos offres sur le Lean Portfolio Management, et celle sur les modèles opérationnels IT.