Article IT Expert

L’agilité est régulièrement évoquée comme levier de performance globale dans le discours des grands dirigeants du CAC 40. Elle s’inscrit dans les stratégies des grandes entreprises telles qu’Orange, AXA ou le Crédit Mutuel. Mais passer d’une volonté stratégique à une réalité opérationnelle dans toute l’entreprise n’est pas simple. Le management intermédiaire se retrouve souvent perdu face à la transformation à mener et ne sait pas comment décliner opérationnellement cette intention. Vous découvrirez dans cet article comment opérer cet alignement de bout en bout.

Découvrez le nouvel article sur l’agilité d’entreprise publié dans IT Expert.

Issu du Framework SAFe, le rôle de RTE (Release Train Engineer) est le plus critique d’un bon déploiement de l’agilité à grande échelle. Le RTE pose le cadre méthodologique et veille à sa bonne application tout en améliorant le système au fur et à mesure. Maitriser le Framework ne suffit pas, le RTE doit aussi disposer de qualités humaines certaines pour pouvoir mener à bien ses missions.

RTE clé de voute du trio de gouvernance programme

La gouvernance du niveau programme de SAFe s’appuie sur le trio Release Train Engineer (RTE), Product Manager et System Architect. Là où le Product Manager est garant du contenu fonctionnel du train et le System Architect, garant de l’architecture, le RTE est garant du cadre méthodologique.
Le RTE met tout en œuvre pour que le train parte toujours à l’heure, qu’il puisse avancer en toute circonstances avec un contenu de qualité fourni par ses deux rôles partenaires.

Le RTE, Scrum Master des Scrum Masters

Pour les adeptes de Scrum, le premier rôle visible et simple à appréhender du RTE est celui de Scrum master des Scrum Masters. Le RTE organise deux fois par semaines des ART Sync (voir l’article sur les ART Sync). Equivalents de Scrum Of Scrum avec les Scrum Masters et les Product Owners, cet événement a pour objectif d’identifier tous éléments pouvant bloquer tout ou partie du train agile et si nécessaire de définir les actions de contournement.

Le RTE veille à la montée en compétence des Scrum Masters des différentes équipes et à leur bonne appropriation des différents événements qu’ils doivent faciliter en commun.

Le RTE facilitateur des principaux événements de niveau programme

Le RTE s’appuie en effet sur les Scrums Master pour faciliter l’événement principal de SAFe, à savoir le PI planning. Véritable grand-messe qui réunit l’intégralité des équipes agiles et des donneurs d’ordre du programme, cet événement réuni des dizaines de personnes qui doivent collaborer de manière efficace durant les deux jours pour débroussailler le travail sur plusieurs Sprints. Le RTE et les Scrums Master s’assurent de leur alignement durant les deux sessions de team breakout. Pour cela ils doivent se coordonner de manière étroite et rapide durant les deux jours. Faciliter un PI Planning revient à surveiller une douzaine de casseroles de lait sur le feu proches de l’ébullition… cela demande une vraie capacité à jongler et un calme olympien.

Pour préparer cet événement le RTE doit s’assurer de la qualité des Features qui lui sont fournis par les Product Managers et System Architects, de la logistique de la salle, des fournitures, de la présence des parties prenantes, de l’agenda des différentes interventions… une telle mobilisation de moyens humains ne peut être freinée par un détail de logistique.
Préparer un PI Planning nécessite une vraie anticipation !

Hormis cet événement majeur, le RTE facilite l’ART Sync, l’Inspect and Adapt, les Systems Demos et potentiellement aussi le Release Management.

Alors à quoi ressemble un bon RTE ?

Vous l’aurez compris, RTE est un job full time les différents événements de niveau programme nécessitent de la préparation, de la coordination et de l’anticipation, son rôle de développeur des Scrums Masters est tout aussi crucial.

Le RTE doit avoir une vrai qualité d’écoute et de pédagogie relationnelle, une grande capacité d’organisation, de synchronisation et d’anticipation et une vraie intelligence de situation pour animer le PI Planning.

Le RTE doit adopter une posture haute pour fixer le cadre dans les différents événements qu’il facilite et une adopter une posture basse quant au contenu de ce qui est produit. Son style de leadership doit être à la délégation, notamment dans le PI planning qu’il ne peut animer seul sans l’aide des Scrum Masters.

Indispensable au bon fonctionnement du train, le RTE ne doit pas se transformer en sauveur et porter sur ses épaules tout le poids du train !

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Que deviennent les vieux COPILs lorsque l’on passe à l’agilité à grande échelle avec SAFe ?

COPIL : coordination entre équipes, gestion des risques et dépendances  

Dans une approche classique, les comités de pilotage servent à coordonner piloter les risques, les jalons principaux et les dépendances avec d’autres projets. Ils débordent souvent sur des aspects opérationnels et viennent souvent constater des dérives difficiles à redresser.

Pourquoi sont-ils si peu efficaces ?

La lourdeur de leur préparation et la présence d’acteurs peu disponibles imposent une fréquence assez faible (en général un par mois) qui autorise les projets à dériver sur une durée trop importante. En effet, sur un mois une équipe a largement de dériver du plan établi et se retrouver dans une situation difficile par manque d’arbitrage et d’alignement intermédiaire.

L’ART Sync SAFe

SAFe, le framework d’agilité à grande échelle propose un mécanisme très simple à mettre en place qui permet de créer un alignement quasi permanent entre les équipes et une gestion des risques au plus près : l’ART Sync. Cet événement bi-hebdomadaire de 15 minutes sous l’égide du RTE (Release Train Engineer)  regroupe les Scrums Master et les Product Owners des équipes agiles du train¹. L’événement se tient devant le Program Board et le Tableau des risques tous deux construits lors du PI Planning.

Deux questions simples se posent à chacune des équipes : y-a-t-il un Feature en risque dans l’équipe ? existe-t-il un risque systémique actif dans l’équipe ?

Si une équipe a un Feature en risque, le RTE propose alors de traiter en rechercher en séance une solution pour sécuriser sa production. Pour cela il s’appuie sur les autres équipes qui peuvent proposer leur aide ou en cas d’impossibilité, le RTE peut chercher à éliminer un Feature moins prioritaire (WSJF plus faible) et dégager la capacité pour sécuriser celui en risque. Si une solution est trouvée en séance, le train reprend son cours, les Scrum Masters et Product Owner pouvant immédiatement communiquer aux équipes les retours de l’ART Sync.

Si la recherche de solution ne peut-être résolue en séance, elle est traitée en aparté et peut nécessiter de mobiliser les parties prenantes du train pour arbitrer sur l’élimination ou la dégradation d’un Feature important du PI. Dans tous les cas, les risques portant sur le contenu de l’incrément de programme sont immédiatement rendus visibles aux parties prenantes qui peuvent arbitrer au plus tôt.

Se tenant à une fréquence bi-hebdomadaire, les ART Sync, ne laissent jamais dériver le train qui reste en permanence sur ses rails. Cet événement renforce la collaboration entre les équipes et le pilotage par la valeur central au fonctionnement de SAFe.

Pour aller plus loin, consultez nos offres de conseil sur SAFe et nos formations Leading SAFe.

¹Train : ensemble des équipes agiles qui participent à la construction d’un incrément de programme dans le framework SAFe.

Selon le World Hapiness Record, la France se classe 32ème du classement du bonheur mondial, or le bonheur est un ingrédient fondamental de la créativité et de l’innovation. Pourtant, nous disposons d’un formidable tissu de Startups innovantes et de véritables talents, comment expliquer ce paradoxe ?

Le bonheur, catalyseur de l’innovation

La transformation de l’information en innovation s’articule autour de cinq « engrenages de l’innovation », tels que qualifiés par Jurgen Appelo dans son ouvrage Management 3.0 : la connaissance, la créativité, la motivation, la diversité et la personnalité.

La connaissance sur laquelle on capitalise en permanence permet aux collaborateurs de profiter des expériences passées, qu’elles soient positives ou négatives. La créativité transforme la connaissance existante en nouvelles idées. La motivation des collaborateurs catalyse leur créativité et leur capacité à transformer les idées en produits ou services pertinents. Les études^[1] montrent que des groupes constitués de profils diversifiés (culturellement, intellectuellement, socialement…) apportent à une structure une meilleure capacité d’adaptation et une originalité dans la création. Le partage de valeurs, attributs forts de la personnalité, au sein d’un groupe renforce sa cohésion et sa capacité à se mobiliser.

Le bonheur au travail participe très fortement à la libération de la motivation intrinsèque des individus. Cette motivation est réellement au cœur de ces cinq engrenages et elle influence plus globalement la performance globale des individus.

Comment améliorer le sentiment de bonheur dans le contexte de la transformation digitale ?

Nous sommes face à un nouveau paradigme sociétal, celui d’une révolution informationnelle qui nécessite une adaptation. « La révolution de l’information que nous vivons aujourd’hui est sans doute d’une force et donc d’un impact au moins aussi grand que ce que l’on a appelé la première révolution industrielle. Ce nouvel état des choses pousse à rechercher de nouvelles règles, de nouveaux modes de régulation et de nouvelles stratégies pour gérer les contraintes d’un environnement incertain. Après l’émergence des télécommunications, l’informatique puis Internet sont venus compléter le tableau de cette révolution informationnelle. L’introduction massive et accélérée des technologies de l’information transforme considérablement notre rapport au temps, à l’espace, nos processus cognitifs, nos manières de vivre, de consommer et d’interagir.

Du fait de ces changements radicaux, nous assistons à une remise en cause du modèle managérial hiérarchique, centralisé et monolithique dans les organisations. Ce changement se résume en quatre tendances principales : la montée de la complexité, la montée de l’interdépendance, la montée de l’incertitude et la montée de l’individualité.

Dès lors, comment les organisations peuvent-elles faire face à ces bouleversements ?
Aucun salut durable n’est à espérer dans l’élaboration de plans « anti-crise ». Aucun plan à long terme ne peut fonctionner puisque rien n’est prévisible. Au contraire, une approche par « petits pas » permet de ramener la complexité à une échelle humaine et de développer des solutions plus justes pour chaque situation donnée.

Le facteur clé de succès d’une transformation habile est ainsi lié à une reconquête de la dimension humaine. L’entreprise doit créer les conditions permettant de libérer les capacités créatives de chacun, tirer profit des savoir-faire et de l’intelligence collective. Très loin du modèle d’entreprise des années 60, où la planification était possible face un horizon économique dégagé, le management participatif – déjà théorisé dans les années 30 – inspire de nouveaux modèles. Basés sur la coopération, la confiance et l’intelligence collective, les principes agiles sont des réponses habiles aux enjeux d’innovation et d’adaptation. Pour accueillir les générations Y et Z dans le monde professionnel, il semble plus que jamais fondamental de faire une place à l’intelligence intuitive et à l’émotionnel car ce sont là les ingrédients d’une vraie démarche d’innovation, au-delà de la logique et du rationnel. Au niveau organisationnel, l’agilité permet une complexité à taille humaine, une souplesse adaptative et une coopération à tous les niveaux.

L’agilité n’est pas un nouveau modèle qui viendrait se substituer au précédent. L’agilité n’est pas une simple méthode. C’est un nouvel état d’esprit, une nouvelle habileté pour s’adapter, innover, interagir dans lequel l’humain est au centre et pour laquelle la DRH doit transformer sa perception des collaborateurs « ressources » en collaborateurs « acteurs clés de la performance de l’entreprise ».

En responsabilisant les acteurs et en donnant du sens à leur travail, l’agilité valorise l’humain, une composante clé de l’innovation

L’agilité permet ainsi aux organisations d’améliorer leurs capacités à expérimenter au plus tôt de nouveaux usages ou produits. Les mécanismes d’aller-retour permettent de valider les hypothèses, de détecter les erreurs rapidement et de « pivoter », c’est-à-dire changer d’orientation.

Au-delà de dynamiser et de sécuriser les projets innovants et les expérimentations, l’agilité en tant que système de valeurs contribue à créer un écosystème favorable à l’adaptation et à la créativité.

Quel est le rôle des ressources humaines dans cette transformation ?

La direction des ressources humaines se retrouve au cœur du dispositif pour recruter, gérer des talents adaptés à la transformation et accompagner le changement au niveau des équipes existantes.

L’agilité dans la gestion des ressources humaines est un facteur différenciant pour les collaborateurs.

Les enjeux d’attractivité, de recrutement et de rétention des nouveaux profils, notamment des profils digitaux, conduisent les équipes RH à adopter des pratiques agiles.

Pour pouvoir faire fonctionner une équipe autonome, ses membres doivent avoir des comportements compatibles et suffisamment homogènes. Les équipes de recrutement doivent donc veiller à recruter non seulement sur les compétences, mais surtout sur des comportements compatibles avec le reste de l’équipe. L’Agile Profile^[2] peut être intéressant pour garantir l’intégration des nouveaux collaborateurs et leur correcte collaboration avec l’équipe qui les accueille.

Une fois recrutés, il est important de motiver, fidéliser et gérer les talents dans la durée. Cela nécessite une collaboration étroite entre les RH et les managers opérationnels. La transformation agile implique l’adoption de nouveaux codes de management par les managers, souvent sous l’impulsion des RH. En transformant ses propres processus RH, la direction des ressources humaines participe également à l’amélioration de l’engagement, de la motivation et de la collaboration des individus.

De nombreux témoignages remontent la valeur de l’agilité et la souligne par la même phrase : « Une fois que l’on a goûté à l’agilité, personne ne souhaite revenir en arrière ». Vécue comme une libération ou une avancée majeure vers le « bonheur au travail », l’agilité démontre des effets très positifs sur le plan humain. Les entreprises soulignent régulièrement la chute du taux d’arrêt maladie au sein des équipes et l’amélioration de la fidélité des collaborateurs comme des bénéfices directs de l’agilité.

Les startups sont généralement intrinsèquement agiles, la question de la créativité et du bonheur au travail ne se pose pas de la même manière que dans les grands groupes.

Les grands groupes cherchent actuellement à trouver un second souffle en tissant des liens avec ces startups. La solution pourrait pourtant venir d’eux même si le DRH se transformait en Chief Happiness Officer et que l’agilité globale et le bonheur au travail devenaient des objectifs stratégiques.

Pour aller plus loin, consultez nos offres de conseil et de formation sur l’entreprise agile.

[1] Stacey, Ralph D. et.al. Complexity and Management. New York: Routledge, 2000 (a).

[2] Agile Profile est un outil de la société Agil’OA

En agissant sur ses capacités d’innovation, de coopération et d’anticipation, le modèle d’entreprise agile est un levier direct d’amélioration de la performance des entreprises

L’entreprise agile, nouveau modèle pour la performance globale

L’entreprise agile est une entreprise qui apporte des solutions concrètes et personnalisées à ses clients, qui coopère pour améliorer sa compétitivité, qui s’organise pour maîtriser le changement et l’incertitude, et enfin qui se nourrit de la richesse de ses collaborateurs et de son patrimoine informationnel.

En encourageant l’expérimentation, l’entreprise agile inscrit dans ses gènes l’analyse de chemins alternatifs pour développer des solutions qui maximisent sa performance. En acceptant l’échec comme part de l’expérimentation, elle développe l’apprentissage et l’amélioration continue (« fail fast, learn fast »).

En mobilisant par le sens, elle crée l’alignement interne et externe sur une vision mobilisatrice transparente et partagée. Ce partage d’information accroît significativement l’engagement des collaborateurs et leur performance. Dans les modèles plus traditionnels, l’information est conservée par le management, ce qui lui permet d’asseoir son pouvoir. Or, disposer de l’information pertinente au bon moment est un facteur déterminant pour prendre les bonnes décisions au bon niveau. A l’heure de la société de l’information, dissimuler cette information est totalement contre-productif. L’ère de l’information-pouvoir est désormais révolue.

Pour finir de dresser ce portrait, il est important de parler d’humain. L’entreprise agile développe et respecte ses collaborateurs en s’appuyant sur des « managers leaders ». Ceux-ci interviennent auprès de leurs équipes pour libérer les talents de chacun et placer les collaborateurs au centre de la création de valeur.

Certaines entreprises fonctionnent mieux que d’autres. Ce sont celles qui ont en tout premier lieu une performance capable d’assurer leur pérennité. Une performance durable est une performance économique qui s’appuie sur une relation de confiance avec les clients. C’est aussi une performance sociale basée sur la reconnaissance de la valeur des collaborateurs. Et enfin, une performance environnementale qui tient compte de l’impact des activités sur la planète. Ces entreprises adoptent en général une stratégie misant sur le long terme tout en ayant une capacité à anticiper et réagir vite sur le court terme. On constate qu’elles ont une meilleure capacité à s’adapter en cas de turbulences et passent les crises avec plus de sérénité.

Par ses différentes caractéristiques l’organisation en entreprise agile adresse les trois axes de la performance globale. En améliorant la coopération et en créant les conditions nécessaires d’innovation, l’entreprise agile est aussi un gage de pérennité pour les entreprises.

L’innovation, moteur de croissance et de différenciation

De plus en plus, les entreprises sont poussées à trouver de nouveaux relais de croissance pour survivre. Les cas de sociétés, historiquement leaders dans leurs domaines, prises de court par des innovations disruptives sont multiples. Pour anticiper les changements, ces structures peuvent s’appuyer sur deux modèles de croissance complémentaires : la croissance interne – qui repose sur un savant équilibre entre les différents degrés d’innovation, de l’innovation incrémentale à l’innovation de rupture – et la croissance externe. L’innovation est vue comme une condition nécessaire pour assurer une croissance durable de l’organisation et gagner un avantage concurrentiel permettant de se différencier sur le marché.

L’innovation, résultat d’une alchimie complexe au sein de l’entreprise

L’innovation ne se décrète pas, elle doit émerger et s’organiser au moyen d’un modèle opérationnel adapté, d’un certain état d’esprit et surtout d’une culture favorable. L’innovation résulte d’une alchimie entre les individus de l’entreprise. Cette alchimie est elle-même le résultat de facteurs multiples tels que la connaissance acquise, la créativité des individus, leur motivation, la diversité des profils et leurs personnalités. C’est sur ce point que l’agilité peut favoriser l’innovation. En effet, l’agilité catalyse cette alchimie en favorisant la collaboration et la diversité des individus, en renforçant leur motivation par l’autonomie et en introduisant la culture de l’expérimentation et de l’amélioration continue. L’amélioration continue sert ainsi l’innovation incrémentale et les dimensions humaines de l’agilité soutiennent l’innovation de rupture. L’agilité apporte également de l’innovation dans l’organisation, le management et les procédés, créant un terrain fertile pour l’innovation produit.

Ne restez pas sur le bord de la route, adoptez dès maintenant un modèle d’entreprise agile, investir maintenant, c’est se donner les clés pour se différencier de la concurrence et assurer sa pérennité.

Pour aller plus loin, consultez nos offres de conseil et de formation sur l’entreprise agile.

Premier Meetup du French SAFe User Group,
15 mars 2016 de 18h00 à 20h00
chez ING France

Déjà dans sa version 4, SAFe est le framework d’agilité à grande échelle le plus utilisé au monde avec des déploiements dans plusieurs grands groupes français.

L’équipe du DSI d’ING France accueillent ce premier rendez-vous Cour St Emilion dans leurs locaux. Cet événement est réservé aux DSI et à leur équipe de management.  Il se présente sous la forme d’échange entre pairs, nous aborderons le thème de l’agilité à grande échelle avec le Framework SAFe. Vous pourrez profiter du retour d’expérience du DSI d’ING et de ses équipes. Vous pourrez ensuite échanger par tables sur vos retours d’expérience respectifs sur le déploiement de l’agilité dans vos organisations et profiter du retour d’expérience des équipes ING et des animateurs de l’événement.

Pour vous inscrire au groupe Meetup FSUG : http://www.meetup.com/fr-FR/French-Scaled-Agile-Framework-SAFe-User-Group/ et vous inscrire à l’événement.

En savoir plus sur SAFe, suivez nos formations Leading SAFe ou SAFe PM/PO.

Le PI Planning est l’événement le plus symbolique du framework d’agilité à grande échelle SAFe. Il regroupe l’intégralité des équipes agiles, le management et les parties prenantes du programme. C’est souvent une centaine voire des centaines de personnes qui collaborent intensivement pour organiser les travaux de l’incrément de programme sur lequel ils doivent travailler pendant plusieurs semaines.
Pour un manager n’ayant jamais vécu un tel événement, il est souvent perçu comme une dépense énorme alors que son ROI est tout juste incroyable !

Les clés pour réussir cet événement sont pourtant simples :

1. Garder en tète en permanence l’objectif de l’événement
2. Soigner sa préparation
3. Commencer par appliquer l’agenda standard puis l’améliorer
4. Veiller à la motivation de toutes les parties prenantes

Garder en tète en permanence l’objectif de l’événement

Le PI Planning a pour objectif d’aligner toutes les équipes du programme ou des programmes entre elles, de les engager sur des objectifs construits et partagés durant le planning, de les faire travailler sur leurs Backlogs de Sprints respectives et d’identifier leurs dépendances structurantes.

Ce PI planning repose sur le principe du manifeste agile qui pousse à privilégier la communication directe entre tous les membres du programme en un temps très réduit pour obtenir un consensus sur l’incrément à venir.

Les équipes sortent de l’événement avec une première version de leurs backlogs de sprints pour les itérations de l’incrément de programme et des objectifs pour chacun de leurs sprints.

Le management du programme sort avec un Program Board traduisant l’engagement des équipes à livrer leurs features lors des sprints de l’incrément de programme, des objectifs synthétisant cet engagement des équipes et une liste de risques à piloter durant l’incrément.

Les porteurs métier sortent eux en ayant l’assurance de l’engagement et de la compréhension des équipes par rapport à leurs enjeux.

L’important est donc de focaliser les équipes sur l’analyse de leurs features et leur découpage en stories, l’analyse de ces stories à un premier niveau de maille permettant d’en estimer la complexité. Ce travail doit leur permettre rapidement de construire leur Sprint Boards, d ‘identifier les dépendances avec les autres équipes et d’identifier les risques à adresser.

Il faut faut veiller à ce que les équipes ne fasse pas un travail trop en profondeur pour une partie de leurs travaux et ne soient pas en capacité d’avoir une vision large de leurs travaux.

L’événement dure 2 jours complets, mais les bénéfices sont énormes : à la sortie du premier PI Planning auquel j’ai assisté, un des directeurs informatique nous a dit :

« Nous n’avons jamais pris autant de décisions en si peu de temps, si nous avions dû programmer des réunions pour nous caler, nous aurions mis des semaines pour nous accorder et cela aurait couté extrêmement cher ! »

En effet, du fait de la présence de tous les acteurs en un même endroit, les décisions sont prises extrêmement rapidement et en ayant toutes informations pour être prises de manière éclairées.

Soigner la préparation de l’événement

Le PI planning regroupant l’intégralité des équipes agiles et le management, on ne peut se permettre de le rater, sa préparation doit être impeccable et les équipes ne doivent pas être freinées durant leurs travaux par des problèmes de logistique ou de disponibilité d’acteurs clé pour décider.

Concernant la logistique, la salle doit être suffisamment grande pour accueillir tout le monde et doit disposer de surfaces murales permettant de travailler directement dessus avec les Postits géants. Les fournitures à prévoir et à pré organiser sont elles aussi assez nombreuses, l’idéal étant de se référer à l’ART Launch Pack fourni par Scaled Agile pour calculer au plus juste les éléments à préparer si vous ne l’avez jamais fait.

La disponibilité des personnes clé permettant d’arbitrer, de découvrir, de comprendre les features que les équipes doivent s’approprier est fondamentale. L’événement étant à une fréquence connue à l’avance, il faut bien veiller à la présence des Epic Owners, des Product Managers, des Business Owners et de toute personne étant utile aux équipes, la qualité du travail des équipes et leur capacité à s’engager dépend grandement de la présence de ces personnes durant les travaux en équipes.

Pour faciliter la présentation et rappeler à tout le monde le fonctionnement du PI Planning au fur et à mesure, nous vous recommandons de créer un jeu de slides tout préparé que vous pouvez utiliser d’un PI à un autre et qui préciser pour chaque partie de l’agenda le fonctionnement et les règles d’acceptation du travail produit.

Commencer par appliquer l’agenda standard puis l’améliorer

Selon mon expérience, Scaled Agile dispose de suffisamment de recul pour proposer un fonctionnement qui doit marcher du premier coup dans tous les contextes. Il est très tentant d’essayer d’optimiser le PI Planning en cherchant notamment à en réduire le cout en réduisant la durée, les équipes présentes, mais le résultat est très rapidement décevant et l’on se retrouve face à un gâchis.

Commencez donc par suivre à la lettre ce qui est proposé et profitez de la rétrospective en fin de chaque PI Planning pour l’améliorer et le contextualiser à votre organisation.

Veiller à la motivation de toutes les parties prenantes

Le PI Planning est un exercice de transparence et d’explication à grande échelle. Le management vient expliquer les enjeux de l’entreprise qui sont adressés par l’incrément de programme, les Thèmes Stratégiques qui couvrent ces enjeux, les Epics sélectionnés qui réalisent les Thèmes Stratégiques et enfin les Features de l’incrément de programme sur lesquels les équipes vont travailler et qui contribuent aux Epics sélectionnés.

Cette compréhension de bout en bout de la valeur des travaux de chacune des équipes et chacun des équipiers est fondamentale pour leur motivation. L’émulation créée par le travail collaboratif durant ces deux jours à la fois au sein de chaque équipe et entre les équipes crée un réel esprit de corps qui s’aligne à réaliser les objectifs de l’incrément.

Pour atteindre cette motivation, le management doit travailler son leadership, sa pédagogie relationnelle et laisser les équipes autonomes pour travailler selon la vision proposée. Attention à l’interventionnisme, ou au reflexes de commande / contrôle issus des méthodes traditionnelles. La réunion de management en foin de première journée doit être expliquée le lendemain avec pédagogie et les solutions trouvées ou proposées de manière collaborative avec les équipes.

L’idéal pour réussir cet événement est de s’appuyer sur un SAFe Program Consultant expérimenté apte à vous guider dans sa préparation et son déroulé, vu l’enjeu de l’événement vous ne pouvez vous permettre de le rater.

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SAFe 4.0, avec la maturité, l’agilité change une nouvelle fois d’échelle

Avec la sortie de SAFe 4.0, Scaled Agile Inc frappe fort et nous propose une version 4.0 du framework d’agilité à grande échelle qui apporte une réponse aux grandes différences d’échelles auxquels il est utilisé et qui fusionne enfin les versions logicielle et d’ingénierie système du framework.

En synthèse

La version 4.0 apporte ainsi le support d’un niveau permettant de gérer des milliers de personnes et de construire des systèmes complets incluant du logiciel et du matériel. Cette version apporte une plus grande modularité dans son adaptation au contexte spécifique dans lequel il est déployé en faisant figurer clairement les stratégies d’adaptation à partir de principes de base. Très fortement employé au sein des équipes agiles, SAFe 4.0 fait la part belle au système de Kanban à tous les niveaux du framework. Enfin SAFe 4.0 réaffirme très fort l’implication nécessaire des managers leaders comme porteurs du changement et comme support des équipes.

Un quatrième niveau “chaine de valeur” optionnel

SAFe 4.0 ajoute un niveau optionnel intermédiaire qui porte les chaines de valeur de l’entreprise. Il permet aux très grandes organisations de structurer leurs ARTs (grandes équipes agiles au sens de SAFe) sur ces chaines de valeur de l’entreprise et de les aligner sur une vision commune. Ce niveau, qui permet maintenant de gérer plusieurs milliers de personnes, a pour objectif de construire une solution complètement intégrée reposant sur un assemblage de logiciel et de matériel pour un client. Le client est encore mis plus au coeur de la construction itérative de la solution que l’on construit pour lui.
SAFe 4.0 distingue les chaines de valeur opérationnelles (ex. la chaine de valeur de commande ou la facturation), des chaines de valeur de développement des systèmes qui supportent ces chaines de valeur opérationnelles. La coordination entre chaines de valeur dépendantes est maintenant assurée par ce niveau chaine de valeur en introduisant la notion de points d’intégration entre chaines de valeur. Cette coordination est assurée par les trois rôles Value Stream Engineer (VSE), Solution Management et les Solution Architects. La coordination à proprement dite est assurée par deux points : pré-PI Planning et Post-PI Planning pour valider les dépendances et l’alignement sur les capacités à développer dans la backlog de chaine de valeur qui est répartie entre les multiples équipes programme.
Le framework introduit une évolution du framework de pilotage économique permettant de prendre des décisions éclairées à niveau de maille chaine de valeur. Pour préserver les différentes options au cours de la construction de la solution, SAFe 4.0 introduit la notion  de “Solution Intent” qui définit un système de balance entre architecture intentionnelle et exploration d’architecture au fur et à mesure de la construction.
Enfin, ce niveau ajoute le support et l’intégration de fournisseurs dans la construction de cette chaine de valeur.

Un niveau portefeuille ajusté pour gérer les chaines de valeurs multiples et les très grandes équipes

Pour tenir compte du niveau chaine de valeur, le niveau portefeuille accepte maintenant la gestion de portefeuilles multiples avec pour chacun une allocation budgétaire dédiée et un système d’allocation commun à tous.
Les thèmes stratégiques servent maintenant de pivot entre le top management et les responsables du portefeuille. Sur le terrain, j’ai effectivement constaté que la manipulation des Epics par le Top Management est impossible car trop fin. Le Top Management alloue maintenant des budgets sur ces thèmes stratégiques, la déclinaison opérationnelle étant à la charge du portefeuille et de(s) l’ART(s). Le budget du portefeuille n’est plus alloué au ART mais directement au chaines de valeur.

Une simplification des trois niveaux de SAFe

La version standard de SAFe à trois niveaux a été simplifiée pour tenir compte des remarques de la communauté, notamment sur le vocabulaire employé. Par exemple le Release Planning devient le PI Planning ce qui semble plus logique.
La Big Picture peut-être visionnée avec 3 ou 4 niveaux permettant ainsi de se balader entre les deux vues très simplement.
Les fondations de SAFe ont été ajoutée directement sur la “Big Picture” permettant ainsi d’affirmer leur importance avec notamment l’introduction des “SAFe principles” et du “Implementing 1, 2, 3” vous guidant dans le déploiement et l’adaptation de SAFe à votre contexte.
Les pratiques Kanban de niveau équipe ont été intégrées de manière beaucoup plus poussées que dans les versions précédentes permettant ainsi de mixer des équipes Scrum et des équipes fonctionnant en Kanban.

Introduction des communautés de pratiques

Présentes dans le modèle Spotify, les communautés de pratiques faisaient défaut dans SAFe jusque là. Elles permettent de tenir compte de l’organisation en réseau nécessaire aux équipes agiles pour diffuser le savoir entre des équipiers, Scrum Master ou Product Owner répartis dans des équipes agiles différentes. Cette pratique favorise la capitalisation des savoirs faire et participe à l’alignement global des équipes.

Un système de Kanban de bout en bout

Le system de Kanban, initialement au niveau portefeuille, est maintenant étendu aux niveaux chaine de valeur et programme assurant ansi une gestion du flux et des limites de travail en cours de manière homogène de bout en bout. Déjà très souvent utilisé au niveau équipe en ScrumBan ou Kanban direct, le kanban est aussi introduit au niveau programme pour gérer notamment l’état de complétude des features avant de les proposer aux équipes (Definition Of Ready du Feature).

Une gestion des exigences de bout en bout revue

L’introduction du niveau chaine de valeur a imposé d’introduire des éléments de backlogs supplémentaires et de les mettre en cohérence les uns avec les autres. Le triptyque simple de départ Epic, Feature, Story avait déjà été étendu en cas de multiples ART avec les quatre éléments Portfolio Epic, Program Epic, Feature et Story. Maintenant si vous utilisez le version à 4 niveaux de SAFe, vous avez Epics / Capacities / Features / Stories.

Introduction de la “Spanning Palette”

Tous les éléments ou les fonctions qui sont utilisables à plusieurs niveaux de SAFe sont regroupées dans cette nouvelle “Spanning Palette”. Elle regroupe d’une part les artefacts d’alignement tels que la Vision, la Roadmap, les Métriques, les milestones et les releases et d’autre part les équipes transverses telles que les DevOps, la System Team, le Release Management, la User Experience et les services partagés (experts intervenant au besoin). Vous pouvez décider d’utiliser ces éléments aux niveaux portefeuille, chaine de valeur, programme ou équipe selon vos besoins, le framework n’impose rien ici.

Introduction de la notion d’enabler pour regrouper les contributions techniques

Cette notion chapeau d’enabler regroupe les anciennes notions d’epic technique, de feature d’architecture et de spike. Elle a pour objet de montrer que ces éléments n’apportent pas de valeur intrinsèque, mais qu’ils servent bien à construire les éléments à valeur ajoutée métier qui les utilisent. A partir de maintenant la hiérarchie d’exigences techniques s’exprime ainsi : Enabler Epics – Niveau Portefeuille, Enabler Capability – Niveau Chaine de valeur, Enabler Features – niveau Programme, Enabler Stories – Niveau Equipe. Les enablers peuvent être catégorisés en exploratoire, architecture ou infrastructure.

Dores et déjà les grands éditeurs qui supportent le framework proposent de nouvelles version de leurs suites d’outils :

• CA Agile Dev, ex Rally Software, annonce le support de SAFe 4.0 dans sa suite CA Agile Central ici.
• Version One annonce son support de SAFe 4.0 ici.

Pour les SAFe Program Consultant (SPC) comme moi-même, cette version impose un retour par la case certification.

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Le digital impose un nouveau rythme et redéfinit les organisations, les processus, la culture, les valeurs, les pratiques et les comportements. Les entreprises agiles, capables de tirer partie de l’innovation, s’adaptent mieux à ces bouleversements. L’agilité ne se réduit toutefois pas à la capacité d’anticiper,
d’innover et de coopérer.

L’entreprise véritablement agile place la valeur au centre de son processus décisionnel ce qui implique de mettre en place un modèle de contractualisation et un mode de pilotage des projets centrés sur la valeur créée.

Les méthodes agiles de pilotage de programme ou projet privilégient la réalité opérationnelle et invitent à appréhender différemment la négociation contractuelle et la gestion des projets informatiques, dans une démarche collaborative entre client et prestataire. Rompant avec les contrats de développement ou d’intégration classiques qui réservent à l’expression initiale des besoins un rôle déterminant, les contrats agiles permettent d’éviter de nombreux effets pervers : une gestion des ressources à l’économie par le prestataire au détriment de la qualité, une renégociation systématique en cours de projet à chaque changement fonctionnel et la poursuite d’un projet qui dérive. Les méthodes agiles ont ainsi libéré les contrats de développement et d’intégration de leur carcan trop rigide et formaliste. Cependant, même lorsqu’elles ont entamé leur transformation vers l’agilité, les entreprises continuent bien souvent de contractualiser les projets selon deux formes basiques : la régie (mise à disposition de ressources) ou le forfait (engagement du prestataire sur un périmètre et un délai de réalisation pour un montant global), avec la variante de la régie forfaitisée (mise à disposition de ressources dans la limite d’un montant global).

Dans les deux cas, les projets sont abordés sous l’angle de leur coût et non de la valeur qu’ils apportent à l’entreprise et celle-ci n’est donc pas prise en compte dans la relation entre les parties. En régie, le coût est directement proportionnel au temps passé. Au forfait, le coût anticipé repose sur la connaissance a priori du périmètre du projet et de sa stabilité dans le temps, cette analyse prédictive étant particulièrement délicate à manier. Au rythme des changements auxquels sont soumises les organisations, la stabilité du périmètre est devenue un leurre qui fait dériver les projets ou mène au contentieux. Sous la pression des directions achats , la régie tend à disparaître au profit du forfait censé offrir davantage de visibilité.
Néanmoins, l’ambiguïté de ce modèle est qu’il repose bien souvent sur un marché de dupe lié aux incertitudes du périmètre, quand bien même le risque serait réduit en mode agile par la pratique du mini-forfait couvrant un sprint ou des fonctionnalités identifiées.

Replacer la valeur au centre de la relation contractuelle

Dans la perspective de replacer la valeur au centre de la relation contractuelle, quel modèle contractuel faut-il alors mettre en place ?
Le principe est d’adopter un modèle contractuel qui fixe le délai et le coût en fonction de la valeur à produire et de la valeur effectivement produite, en faisant varier le périmètre fonctionnel. Afin de maximiser la valeur produite dans le temps, en suivant le rythme des changements (réglementaires,
concurrentiels, etc.). Selon ce modèle contractuel agile, le projet doit permettre d’atteindre un seuil minimum de valeur acquise lequel peut d’ailleurs fluctuer au cours de l’avancée du projet. Le projet s’arrête lorsque le client estime que suffisamment de valeur a été créée et non plus quand le périmètre est intégralement réalisé avec le risque de dépenser trop et de retarder inutilement la fin du projet. Comme tout contrat agile, ce modèle suppose de manier les concepts de l’agilité pour contractualiser et piloter sereinement les projets (story point , sprint , incrément , done , coût du story point , etc.) mais en gardant à l’esprit que l’enjeu derrière ces indicateurs est de motiver le prestataire à produire de la valeur, en favorisant le changement et l’équilibre entre les intérêts du client et de son prestataire.
Partant de l’idée que le client ne peut obtenir que ce qu’il mesure, il est déterminant de contractualiser et de piloter les projets à partir d’indicateurs pertinents de la création de valeur.

La mesure de la valeur

Si le coût du Story Point est un indicateur pertinent de pilotage des projets, il ne permet toutefois pas de mesurer la valeur créée. Le ROI (ratio valeur / effort), mêlant un indicateur client et un indicateur prestataire, permet de fixer un objectif mais s’adapte mal aux multiples changements qui interviennent au cours des projets et notamment au mécanisme de « change for free » des projets agiles. En revanche, le cost of delay qui représente la valeur et l’envisage dans toutes ses dimensions (valeur métier, criticité temporelle et réduction de risque ou opportunité dégagée) permet de piloter les projets par la valeur et de suivre cet indicateur au fil du temps.
Ce concept permet en effet de modéliser la valeur, tout en permettant de valoriser le bénéfice à réaliser un projet par rapport au gain manqué en cas de non-réalisation et permet donc de comparer différents projets d’un même portefeuille. Concrètement, le cost of delay est déterminé de manière
collaborative entre les représentants métier et l’équipe projet et permet de chiffrer et de suivre la réalisation d’un objectif exprimé en valeur relative pour un projet donné. Le cost of delay ne tient cependant pas compte de l’effort à fournir par le prestataire pour développer la solution qui s’estime par le Story Point. Les Story Points permettent en effet de déterminer initialement l’effort à produire, tant au niveau de la fonctionnalité à développer qu’au niveau des incréments. En général, les Story Points sont estimés de manière collaborative par les équipes qui ont la compétence pour réaliser les incréments. Il s’agit d’évaluer une unité relative qui serve de référence pour évaluer l’effort, indépendamment du facteur temporel pris en compte dans la détermination du nombre et de la durée des Sprints.
La priorisation des projets ou des fonctionnalités s’effectue ensuite en rapprochant le cost of delay et le Story Point ; les projets ou fonctionnalités apportant le plus de valeur pour un moindre effort seront réalisés en priorité.
Enfin, les parties peuvent convenir de faire varier le coût du Story Point en fonction de la valeur créée ce qui permet d’associer pleinement le prestataire
à la réussite du projet et de l’inciter à créer de la valeur.

La contractualisation sur la valeur

Si agilité et contractualisation ne vont pas naturellement de pair, le contrat demeure l’instrument indispensable de la sécurité juridique des projets.
Simplement, le contrat ne doit pas constituer un frein à l’agilité mais  être flexible, s’adapter à ce type de projets. Le contrat a vocation à porter ce type de pilotage par la valeur et à définir les droits et obligations des parties
dans ce contexte. L’articulation entre un contrat-cadre fixant et des contrats d’application permet de piloter un projet par la valeur.
Le contrat-cadre définit les clauses contractuelles générales, la collaboration, la gouvernance et les mécanismes d’arbitrage et de gestion du changement, que ces changements soient à l’initiative du client (évolution de périmètre) ou du  prestataire (évolution de sa performance). Par exemple, le contrat-cadre détermine la capacité à produire du prestataire avec une marge de manœuvre suffisante pour absorber les changements sans nécessité de renégocier le contrat. Le contrat-cadre fixe également la durée du contrat, les cas de sortie et les conséquences de la résiliation du contrat. Il définit enfin le nombre d’itérations par contrat d’application et leur longueur pour inscrire le projet dans une temporalité faite de courtes itérations et faciliter la sortie du projet, en fonction de la valeur créée ou en cas d’échec en associant des mécanismes financiers adaptés au modèle économique du prestataire.
Le contrat d’application formalise une valeur cible, valorisée en cost of delay, ainsi qu’une valeur minimum à produire. Le contrat d’application décrit également le périmètre sous forme de fonctionnalités ou de user stories, valorisées en story point.
Ce périmètre permet de piloter les changements et leur impact sur la valeur produite et corrélativement, le coût du story point.
La contractualisation agile sur la valeur substitue ainsi des mécanismes de partage des bénéfices de la valeur produite, d’arbitrage et de gestion du changement aux mécanismes classiques dont la négociation peut s’avérer longue et difficile. C’est particulièrement le cas des clauses « dures » relatives à la responsabilité, aux pénalités et à la nature de l’obligation du prestataire, à la définition du périmètre et aux cas de résiliation du contrat. Côté client, les mécanismes d’arbitrage et de « change for free » couplés aux mécanismes de gestion du changement et de sortie facilitée du contrat fixent les bornes de manière souple. Côté prestataire, un engagement de valeur acquise minimum vient se substituer à l’obligation de résultat avec une variation du prix de l’unité d’effort en fonction de la valeur produite par itération et de sa qualité. Le prestataire est ainsi incité à augmenter sa productivité et sa capacité à faire pour livrer au plus tôt de la valeur. Attention toutefois à ne pas vouloir pousser à l’excès la vélocité au risque de mettre en péril la qualité !
C’est bien à l’équipe de décider des éléments sur lesquels elle s’engage en début de sprint sur la base d’une vélocité acceptable.

Agilité, flexibilité et création de valeur

Pour être pleinement agiles, les équipes opérationnelles, les acheteurs et les directions juridiques doivent faire évoluer leurs modèles et sortir des mécanismes classiques pour adopter une approche centrée sur la création de valeur au sein de l’entreprise. Mettre en place ce type de contrat, étroitement lié au pilotage des projets, implique une conduite du changement et un accompagnement juridique des acteurs (opérationnelles, juristes, acheteurs) car elle implique une transformation des processus et une plus grande collaboration. Dès lors que l’ensemble des acteurs partage les concepts et les indicateurs, les négociations sont facilitées, la collaboration peut primer sur la négociation contractuelle et cette approche pragmatique se révèle alors extrêmement productive.

En collaboration avec Eléonore Varet.

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